Vejlesøparken, den 12. december 2018.
Årets sidste bestyrelsesmøde blev afholdt mandag den 10. december 2018 og blev afsluttet den 7. januar 2019. Det officielle referat er tilgængelig her>>
Agenda for mødet.
Den officielle agenda kan ses i indkaldelsen, der kan ses her>>. Agendaen grupperede sig i seks områder:
- Behandling af de ordinære sager ifølge vedtægterne
- Årsafslutningen og forberedelse af Generalforsamlingen den 29. januar 2019
- Modernisering af den daglige drift
- Den nye ordning for affaldshåndtering (krav fra Rudersdal kommune)
- Tilpasning af strategi for vedligehold af vores bygninger
- Tilpasning af strategi for fællesfaciliteter og fællesaktiviteter.
I det følgende gives er resume af alle seks områder med henvisning til det officielle mødereferat for de aktuelle beslutninger. Det følgende resume tjener alene til at give beboerne et overblik uden at gå i detaljer.
1. Behandling af de ordinære sager ifølge vedtægterne
Generelt har der været en fin overgang fra vores tidligere ejendomsinspektør til vores nye ejendomsinspektør Jan Breaum. Og det er bestyrelsens opfattelse at den daglige ledelse udføres ansvarsfuldt og med fokus på at yde beboerne samme gode service niveau som tidligere.
Der var som altid nogle problemstillinger, som blev behandlet på mødet, men generelt er der styr på tingene.
2. Årsafslutningen og forberedelse af Generalforsamlingen
Regnskabsåret 2017-2018 blev afsluttet den 30. september 2018 og derefter ventede vi 4 – 6 uger på at de sidste regninger blev posteret. Midt i november sendte Newsec Datea de tre årsregnskaber (GF 1dy og 1dt) til gennemsyn hos bestyrelsen. De forskellige kommentarer blev indarbejdet, og de reviderede årsregnskaber blev behandlet af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 10. december. Generelt er disse årsrapporter klar til at blive trykt, så de kan sendes til ud til godkendelse på generalforsamlingen den 29. januar 2019. Der er ifølge bestyrelsens vurderinger ingen større overraskelser i årsregnskaberne.
Budgetterne for 2018-2019 var også til behandling på mødet. Selve driftsbudgettet er der ikke de store problemer med. Det er hovedsageligt en fremskrivning af sidste års realiserede budget med de kendte småjusteringer. Så den sag er nogenlunde på plads set fra bestyrelsens side.
Derimod er der stadigvæk usikkerhed på to områder, der er behandlet under afsnit 4 og 5 nedenfor – nemlig den nye affaldsordning og udgifterne til vedligehold af vores bygninger. Bestyrelsen arbejder videre med de to presserende områder, men der er ikke megen tid tilbage, da budgetterne skal være klar til trykning og udsendelse til generalforsamlingen i løbet af kort tid.
3. Modernisering af den daglige drift
På bestyrelsesmødet den 27. september 2018 vedtog bestyrelsen en 12-punktsplan for modernisering af den daglige drift. Planen er beskrevet et tidligere nyhedsbrev, der kan ses her>>. Samfundets krav til virksomheder og borgere har været støt voksende over årene uden at Vejlesøparken helt har fulgt med tiden. Det råder moderniseringsplanen bod på.
Inspektøren har sammen med vores medarbejdere (DBM) og vores samarbejdspartnere arbejdet flittigt på at bringe alle forhold i overensstemmelse med nutidens udefrakommende krav. Som eksempel kan nævnes:
- Oprydning i gamle papirer og arkiver med henblik på at overholde de nye GDPR krav til behandling af personfølsomme informationer.
- Oprydning i alle kælderrum, depoter og varmecentral med henblik på at fjerne genstande og kemikalier, der i dag skal stå aflåst og kun behandles af certificerede medarbejdere eller leverandører
- Arbejdspladsvurderingen (APV) er gennemført af ekstern konsulent og de mest alvorlige områder er allerede afhjulpet
- Brandmyndighedernes krav er vurderet og en række aktiviteter er i gang for at forbedre beboernes sikkerhed i tilfælde af brand
- Beboerhensyn i forbindelse med renoveringer af ejendomme og beboelser er i fokus. Informationer til beboere og skiltning er forbedret og denne trend fortsættes. Vi tager beboerklager alvorligt og gør noget ved det.
- Arbejdsvilkårene for vores medarbejdere er sammen med medarbejderne og fagforeningen blevet forhandlet og dokumenteret i en lokalaftale og dermed bragt i overensstemmelse med hovedaftalen.
- Maskinparken og andre arbejdsredskaber er blevet gennemgået og der foretages både opgraderinger og saneringer således at alt udstyret er i forsvarlig tilstand.
- Der er mange andre småområder, hvor vores ejendomsinspektør og DBM får bragt orden i tingene.
I alt giver medfører disse aktiviteter bedre forhold for beboerne og medarbejderne samtidigt med at der sker en effektivisering. Det er ikke en spareøvelse, men hensigten er en bedre opfyldelse af myndighedernes krav (compliance) og mere værdi for beboernes fællesomkostninger.
4. Den nye ordning for affaldshåndtering
Rudersdal kommune indfører i 2019 en revolutionerende ændring af affaldshåndtering med henblik på at imødekomme de politiske krav til affaldshåndtering og øget genbrug. Se mere om ordningen her>>.
For Vejlesøparken betyder det store investeringer i nye affaldssystemer og øgede krav til beboerne om at sortere deres affald langt mere systematisk end tidligere. Omlægningen bliver krævende på mange områder – ikke mindst til ændrede vaner for den måde, som beboerne fremover skal sortere affaldet på.
Bestyrelsen arbejder med forskellige modeller for Vejlesøparkens fremtidige måde at håndtere affaldet på og det endelige valg vil blive besluttet af generalforsamlingen.
Der er ingen lette løsninger og du kan få større indsigt i sagen ved at læse Rudersdal kommunes hjemmeside om den nye affaldsordning her>>.
Bestyrelsen vil komme med flere informationer om sagen før generalforsamlingen den 29. januar 2019.
5. Tilpasning af strategi for vedligehold af vores bygninger
Fra slutningen af 1960’erne blev der bygget mange højhuse af samme type (beton sandwichelementer med frilagt overflade og flade tage) som Vejlesøparkens bygninger. Disse bygninger er nu ca. 50 år gamle og vi ser i Danmark tre strategier for vedligehold af den type bygninger:
- Nedslidning og derefter nedrivning – Enten politisk beslutning eller uoprettelige skader
- Nedslidning og derefter total renovering, hvor beboerne genhuses i mindst et år (fx de tre højhuse ved Sorgenfri station)
- Omhyggelig vedligehold gennem hele bygningens levetid.
Bestyrelsen er ikke i tvivl om, at strategi 1 og 2 er uacceptabel for Vejlesøparkens 5 bygninger. Generelt har Vejlesøparken teknisk set været omhyggeligt vedligeholdt gennem tiderne. Især var den store renovering i 2004-2005 på 42 millioner en nødvendighed som følge af tidligere års manglende vedligehold.
Vores nuværende tilstandsrapport er fra 2012 og bestyrelsen har gennem den seneste tid fået konsulentfirmaet Ekas til at opdatere tilstandsrapporten med den aktuelle tilstand. Ved at sammenligne de to rapporter må det desværre konstateres at der har været et skævt forhold mellem nedslidningen og vedligeholdelsesaktiviteterne. Bestyrelsen er af den opfattelse, at det skal der rettes op på før det er for sent, og det vil fremgå af det 10-års vedligeholdelsesbudget, der fremlægges på generalforsamlingen den 29. januar 2019.
Vedligehold er specielt vigtigt på den bærende konstruktion og de øvrige betonelementer samt de skjulte installationer i de lodrette skakter. Hvis disse ikke vedligeholdes omhyggeligt vil det have store økonomiske konsekvenser.
Heldigvis er vi næsten færdig med betonrenoveringen og fugeudskiftningen, hvilket var på høje tid. Projektet kommer til at koste adskillige millioner, og såfremt vi havde ventet længere, så var det hele blevet meget dyrere.
De skjulte installationer kommer til at sluge de næste års vedligeholdelsesbudget, da vi stadigvæk kan livsforlænge disse med rensning, kamerasøgning af fejl og strømpeforinger osv. Men det er på høje tid at få gjort disse ting ifølge den nye tilstandsrapport.
Bestyrelsens beretning på næste generalforsamling vil beskrive situationen mere præcist, da vi stadigvæk er i gang med detailundersøgelserne.
6. Tilpasning af strategi for fællesfaciliteter og fællesaktiviteter
I Codan-tiden blev der lagt stor vægt på rum til fællesaktiviteter. Vejlesøparken var banebrydende på dette område. Men tiderne ændrer sig og behovene tilsvarende. Beboersammensætningen ændrer sig også – både kulturelt og demografisk.
Der blev foretaget en strategisk tilpasning i 2004 ved overgangen fra Codan til SEB (fx blev restauranten nedlagt), men der er fortsat en større disharmoni mellem udbud og beboerefterspørgsel, og det er tid til at foretage nye justeringer af strategien. Fx ser vi at benyttelsen af fællesvaskeriet er for kraftig nedadgående, da beboerne foretrækker at installere vaskemaskiner i deres lejlighed. Bestyrelsen arbejder med en del mindre projekter, der skal justere disse skæve forhold mellem udbud og efterspørgsel.
I SEB-tiden var der tre type beboere: lejere, ejere og de “fremmede”, der især kom ind da restauranten blev nedlagt i 2004. I dag opfatter vi os selv anderledes, nemlig som beboere af en vis klasse uanset om vi er lejere eller ejere. En del aktiviteter er gennem den seneste tid blevet udbudt til alle uanset om de havde et tilhørsforhold til “Beboerrepræsentationen” eller “ejerforeningerne”. Dermed opnår vi større samhørighed og synergi i aktiviteterne. Som eksempler kan nævnes en række fælles arrangementer i selskabslokalet og hjemmesiden, der også er blevet fælles. Denne trend fortsætter og det er bestyrelsen opmærksom på i sine aktiviteter og budgetter.
MVH / Webmaster