Bestyrelsesmødet 6/3-17

Holte, den 16. februar 2017.

På Bestyrelsesmødet den 6. marts 2017 blev følgende emner behandlet:

1. Opfølgning på Generalforsamlingen den 31. januar 2017
2. Økonomiopfølgning
3. Opfølgning på større projekter
4. Ejendomskontoret informerer
5. Henvendelser til Bestyrelsen
6. Udvalgsarbejde
7. Eventuelt
8. Næste Bestyrelsesmøde er fastlagt til mandag den 15. maj 2017

1. Opfølgning på Generalforsamlingen den 31. januar 2017

På generalforsamlingens punkt 9 (login påkrævet) blev blev der af ejergruppen rejst nogle spørgsmål, som bestyrelsen ville arbejde videre med:

• Hans Kramer har sammen med EKAS kigget på flisebelægningen, og de er ikke enige i den fremsatte kritik. Det er lastbilerne, der ødelægger belægningen, når de vender, og det har man forsøgt at imødegå ved at lægge fliserne på tværs på vendepladserne.
• Marianne Ringgren og Frank Nygaard er på sagen omkring varmeregnskabet og Brunata. Der foreligger endnu ikke et svar.
• Hans Kramer vurderer umiddelbart ikke, det er et problem på området med hundeefterladenskaber, og der var i bestyrelsen enighed om ikke at opsætte hundeposer.
• Hans Kramer oplyste, at lamperne er blevet vasket. Måtterne er ikke en del af aftalen med rengøringen. De bliver kun taget ud og børstet.
• Hans Kramer og de blå mænd holder øje med, at der ikke stilles pyntegenstande ved branddørene.

2. Økonomiopfølgning

• Der er p.t. ikke væsentlige afvigelser i forhold til budgettet. Der har ikke været store akutte udgifter.
• Bestyrelsen diskuterede muligheden for at benytte bedre værktøjer til budgetopfølgning og likviditetsopfølgning. Økonomiudvalget arbejder videre med opgaven.

3. Opfølgning på større projekter

• Hans Kramer oplyste, at der er blevet opsat et rækværk ved blok 1.
• Der har også været gennemgang af betonen i blok 1 via lift. Der er flere skader, som skal registreres, og der er hakket noget løst beton ned. EKAS kommer med en rapport over de registrerede skader. Skaderne er kommet over de seneste 12 år.

4. Ejendomskontoret informerer

• Der har igen været indbrud i pulterrummene. Bestyrelsen diskuterede, hvordan sikkerheden kan forbedres. Der var enighed om, at kældrene kan sikres bedre som en del af dørtelefon projektet. Men indtil da har Teknikudvalget fået til opgave at udarbejde forslag til midlertidige forbedringer af sikkerheden.

5. Henvendelser til Bestyrelsen

• Bestyrelsen behandlede en klagesag over “ulovlig erhvervsdrift” fra en lejlighed. Der følges op via forskellige kanaler. (NB: sagen blev løst den 20. marts og dermed er sagen afsluttet).

6. Udvalgsarbejde

Der blev på Bestyrelsesmødet etableret to nye udvalg således at Bestyrelsens projektarbejde fremover hovedsageligt bliver udført i de 8 stående udvalg. Se disse her>>

• Økonomiudvalget har fået to nye medlemmer: Jens Bache og Carsten Riddersholm.
• Teknikudvalget orienterede om fremgangsmåden i Dørtelefon projektet. Den bebudede ekstraordinære generalforsamling vil sandsynligvis først blive afholdt efter sommerferien, da man er afhængig at udtalelser fra eksterne kilder.
• Facilitetsudvalget har udarbejdet en ny prisliste for brugen af Selskabslokalet. De nye priser skal varsles og forventes at blive effektueret fra september 2017.
• Facilitetsudvalget arbejder videre med SEB-kravet om at udarbejde mere formaliserede aftaler om de kælderlokaler, der i dag tilhører SEB. SEB forventer en overgangsperiode fra de nuværende ordninger til de nye formaliserede ordninger på 2 – 3 år. Dette skal ses i lyset af, at antallet af lejeboliger fortsat er for nedadgående.
• Driftsudvalget informerede at kommunens fremtidige affaldsordninger endnu ikke er afklaret og at man følger udviklingen tæt for at vurdere konsekvenserne for Vejlesøparken. Det blev også diskuteret om beboerne kunne have adgang til Vejlesøparkens affaldscontainere 24 x 7, men det blev afvist som følge at risikoen for, at de strenge sorteringskrav ikke kunne overvåges.
• Varmeudvalget forhandler p.t. en tillægsaftale med Holte Fjernvarme for at få præciseret substitutionspris og en ny aconto beregninger.
• Skovudvalget arbejder videre med at få skovplanen endeligt godkendt.
• Kommunikationsudvalget blev etableret med henblik på at udarbejde og implementere en mere aktiv og struktureret informations- og kommunikationspolitik mellem Vejlesøparkens ledelse og beboerne. Den nye hjemmeside (https://www.vspholte.dk/) er et af de væsentlige fremtidige kommunikationskanaler. Hjemmesidens webredaktør er bestyrelsesmedlem Carsten Riddersholm, der arbejder vederlagsfrit for foreningen.
• Vedtægtsudvalget blev etableret på Bestyrelsesmødet med henblik på at vedlige Vedtægterne og Husordenen således at de følger med tidens nye udfordringer.

7. Eventuelt

• Bestyrelsen diskuterede muligheden for at holde en beboerfest i forbindelse med Vejlesøparkens 50 års jubilæum den 5. august 2017.

Det officielle referat kan ses her>>.